电子化采购可以给企业带来很多好处,那么怎么来实施电子采购呢?下面我们就来探析一下。以应用最广的电子招标采购管理系应用为例,电子招标采购的系统框架可以概括为3个方面
一个门户企业在采购2.0时期,应建立企业采购业务的互联网专属平台。网站把企业的采购品类、需求、政策、供应商选择标准等信息公开真实,形成面向潜在供应市场的采购门户网站。企业建立门户网站相当于设立了一个24小时的传达室,专门接待供应商,这就极大的降低了供应商参与企业采购业务的门槛。有些人把这种方式总结为人和人,不得以任何理由,把任何像与改善做生意的供应商挡在门外。这使得企业在门户网站上线后,通过线上线下推广,让企业的供应商库得到了很大程度上的丰富。
两个平台电子采购系统由外部供应商,也就是投标单位才做平台和企业内部采购作业平台两部分构成。供应商操作品台为外部供应商提供自助服务:可以自主更新企业信息、资质文件,发布企业产品信息,查看采购公告,网上投标等等。企业内部采购作业平台式为采购内部业务人员搭建的,系统按照用户权限不同进行划分,企业采购业务人员在系统内完成全流程作业额,利益相关者可以根据自己的需要和权限随时查询了解采购过程,对关键环节进行审批。一个门户,两个平台是根据其自身职能的不同进行划分的,其中的信息、数据通过数据库按权限共享。通过合理划分内、外网业务,在提高企业采购工作的同时保障数据交互的便捷性和信息安全,如在电子平台上参加投标的企业就能在一定程度上避免串标的行为,能够有效的防止投标企业串通。在规定的投标时间内可以防止内部人员与供应商之间的一些不合规的信息交互等。
三个体系三个体系分别指采购流程体系,供应商资源管理体系,评标专家库管理体系。采购流程体系对采购部门编制需求、供应商招标、组织开标、内部评标、综合定标5个步骤进行了优化设计,把采购行为的内控要素落实到软件中。供应商资源管理体系着眼于供应商信息收集、供应商准入、供应商分类、供应商分级等方面,帮助企业在公平、公正、科学的评估体系下不断的引进优秀供应商、淘汰劣质供应商,建立一个动态更新的供应商库。评标专家库管理体系通过建立企业内部的专业人才库,规范专家评标规则,规范评标打分流程,使得这些把握着评标技术部分的责任人行使权力时能够真正的为企业负责,避免掺杂个人情感或倾向打分。
三个体系构成一个稳固的三角形结构,供应商资源管理体系保障了能有更多优秀的供应商参与竞争,评标专家库管理体系保障了优秀的专家能真正的获取利益,两者共同形成了三个体系所构成的这个三角形的底边。企业规范化、透明化的采购作业流程保障了采购作业符合公司的制度要求,相当于三角形的顶点,三个点互相连接、互相支撑,为企业的采购提供有力的支持。