文┃尚德管理首席咨询师包红刚
通过前面四讲的内容,我们对流程有了一个完整的概念,但我们更需要的是把概念变成我们的日常行动。
明确了流程的目的,意义,要求,我们具体来看看,怎么来优化我们当下的流程,并能在日常工作中顺利执行。
企业在运营,自然就会有流程,只是我们很多企业的流程是隐性的,意思就是企业并没有完整的把流程变成文件来指导大家的工作。许多的流程都隐藏在公司的制度,约定俗成中。
所以,在进行当下的流程优化的时候,我们可以分成这些步骤来推进。
1、罗列流程清单
公司在运营中,自然会有各种流程,罗列流程清单,就是把我们的日常工作罗列出来。当然,我们前面也介绍了,这里的流程指的是跨部门的任务。
这个工作,相对比较容易,只有把当下所有涉及跨部门的作业列出来。
2、归类整理当下的流程
按照一级二级三级,或是按照业务价值链的要求,我们对当下罗列的流程进行归纳整理。
具体的流程分类见下图示:
一般可以按价值链的角度来整理,对于我们下面的工作会更有帮助。
比如,按主价值链体系,某公司罗列的核心业务流程清单如下图示:
在完成了流程清单罗列后,其实我们的工作才开始展开。
3、流程的显性化处理
如果我们当下有明确的流程,就可以直接拿过来,不用推进本步骤。
但大部分企业其实是没有流程管理的相关制度文件的。可能有个别流程在某些制度里,但不会有完整的各项流程。所以,我一般会对罗列出来的主价值链上的核心业务流程进行显性化处理。也就是把当下我们是怎么来做的步骤,继续罗列出来。
4、流程的优化完善
当我们把流程全部显性出来,每项流程,我们就可以来研讨是不是合适。
流程的优化中,我们可以使用ESIA工具来完成。
清除——Eliminate
简化——Simply
整合——Integrate
自动化——Automate
具体来描述ESIA每个步骤的工作内容如下图示:
其实在优化处理的时候,最核心的原则就是把控制与效率达到平衡。所以,在实操中,我们可以先把流程的控制点找出来,然后再通过ESIA法,进行效率优化。
管理其实就是控制跟效率的平衡,尤其是国有企业,或者规模大的企业来说,控制在前,效率在后。没有控制的效率,企业不可能真正有效率。
5、一个完整的流程应该包括的内容
我们画出流程来是为了执行的,所以,从执行的角度来看,一个完整的流程需要包括:
流程的定位
流程的管理者,也就是日常流程的维护部门。
流程图
流程上每个节点的作业标准,输入与输出
整个流程中的核心节点
围绕流程公司制定的相关的制度规范
有了这些内容,我们的流程才能真正的动起来,也才真正对员工日常的工作起到作用。